Réunions et de délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé : nouveaux délais à l’heure du Coronavirus

 

Prises sur le fondement de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 pour faire face à l'épidémie de covid-19, l’ordonnance du 25 mars apporte des dérogations temporaires et exceptionnelles de nature à sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement et de façon à adapter les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

 

Sont concernées par l’ordonnance du 25 mars 2020 les personnes morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :

 

1° Les sociétés civiles et commerciales ;

2° Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;

3° Les groupements d'intérêt économique et les groupements européens d'intérêt économique ;

4° Les coopératives ;

5° Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;

6° Les sociétés d'assurance mutuelle et sociétés de groupe d'assurance mutuelle ;

7° Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;

8° Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;

9° Les fonds de dotation ;

10° Les associations et les fondations.

Concernant les ASSEMBLÉES

 

Communication des documents ou une information à un associé ou un actionnaire :

 

La communication des documents ou d’une information à un associé ou actionnaire d'une assemblée, préalablement à la tenue de celle-ci, peut être valablement effectuée par message électronique.

 

Il faut néanmoins que le membre indique, dans sa demande, l'adresse électronique à laquelle la communication peut être faite.

Règles de participation et de délibération :

 

Participation

 

Lorsqu'une assemblée est convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’assemblée se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

 

Dans ce cas, les membres participent ou votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu'aménagés et complétés le cas échéant pas l’ordonnance du 25 mars. Les décisions sont alors régulièrement prises.

 

Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité.

 

Calcul du quorum et de la majorité

 

Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

 

Les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

 

A noter, par exception à l'alinéa précédent, que les assemblées soumises aux dispositions du II de l'article L. 225-107 du Code du commerce ou de l'article L. 228-61 du même code  (sociétés commerciales, notamment les SA) la participation aux assemblées par visioconférence est déjà autorisée par la loi (C. com., art. L. 225-107 et L. 228-61) et doit donc répondre aux critères habituels fixés par le Code du commerce (C. com., art. R. 225-97, R. 223-20-1 et R. 228-68).

 

De même, lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, il est possible de recourir à cette faculté sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer.

 

Ces dispositions sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer.

 

Les formalités de convocation ont déjà été accomplies

 

Si les formalités de convocation de l'assemblée ont été accomplies préalablement à la date de la tenue de l’assemblée, les membres en sont informés par tous moyens permettant trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de l’assemblée.

 

Cependant, dans les sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation d'un Etat membre de l'Union européenne ou partie à l'accord sur l'Espace économique européen ou sur un marché considéré comme équivalent à un marché réglementé par la Commission européenne en application du a du 4 de l'article 25 de la directive 2014/65/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 précitée, les actionnaires sont informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision.

 

Il en va de même concernant la convocation des assemblées générales d'obligataires.

 

Dans ces hypothèses, la modification du lieu de l'assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité.

 

Concernant les organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction

 

Sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

 

Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer.

Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

 

De même, les décisions des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

 

Ces dispositions sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'organe est appelé à statuer, sans qu'une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer,

 

Un décret précise, en tant que de besoin, les conditions d'application de l’ordonnance du 25 mars 2020.

 

L’ensemble de ces dispositions est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

 

Ord. n° 2020-321, 25 mars 2020 : JO, 26 mars

 

AL AVOCATS / ASSOUS-LEGRAND

 

 

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