Gestion locative : Adoption le 6 mai 2021 d'un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel

 

Ce référentiel, adopté par la Commission nationale de l'informatique et des libertés, (CNIL) a pour objectif de fournir aux personnes physiques ou morales mettant en œuvre des traitements relatifs à la gestion locative,  un outil d'aide à la mise en conformité à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

 

A- A qui s'adresse ce référentiel ?

 

Ce référentiel s'adresse :

 

- aux personnes physiques ou morales qui, à titre professionnel, mettent en location un local à usage d'habitation ou à usage mixte professionnel et d'habitation et qui constitue la résidence principale du preneur au sens de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.

 

- aux organismes louant pour leur compte des locaux d'habitation ainsi qu'aux professionnels de l'immobilier en tant que représentants du bailleur ou lorsqu'ils se livrent, ou prêtent leur concours, aux opérations portant sur les biens d'autrui.

 

- aux plateformes en ligne proposant des services relatifs à la gestion locative.

 

Les organismes mettant en œuvre des traitements dans le cadre de la gestion locative doivent s'assurer de leur conformité :

 

- aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu'à celles de la loi du 6 janvier 1978 modifiée (loi « Informatique et Libertés », ou LIL) ;

 

- à l'ensemble des autres règles éventuellement applicables, notamment le code de la construction de l'habitation ainsi que la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 qui a vocation à encadrer les relations locatives.

 

En raison de leurs particularités, ce référentiel n'a pas vocation à s'appliquer aux traitements mis en œuvre :

 

- par des organismes de droit public ou privé dans le cadre de la gestion d'un patrimoine immobilier à caractère social,

 

- ainsi qu'aux traitements mis en œuvre dans le cadre de locations saisonnières.

 

B- les données considérées comme pertinentes sont précisées aux termes du référentiel. Il s’agit:

 

1- des données à caractère personnel 

:

- au cours de la recherche d'un logement,

- au stade de l'appréciation de la solvabilité des candidats à la location,

 

Un tableau reproduit dans le cadre du référentiel les pièces justificatives qui peuvent être considérées comme pertinentes.

 

- pendant la durée de la location,

- à la demande d'une fin de solidarité,

- à la résiliation et à l'expiration du bail.

 

2- des données sensibles et de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions à savoir:

 

-celles qui révèlent l'origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale d'une personne, les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé ou celles concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne. Ces données ne peuvent être collectées, sauf exceptions prévues par les textes.

 

-celles relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté connexes qui ne peuvent être traitées que dans certains cas dans le respect des dispositions légales relatives aux données d'infraction.

 

Cependant, des dérogations spécifiques sont prévues dans le cadre du traitement relatif à la réduction du préavis, concernant des données relatives à la santé (certificats médicaux) qui peuvent être traitées selon certaines précautions rappelées, malgré un principe général d'interdiction.

 

Il en est de même concernant les données traitées dans le cadre de la fin de solidarité en raison de violence lesquelles ne peuvent être collectées et traitées que dans des cas strictement prévus par les textes, et notamment lorsqu'une loi l'autorise expressément.

 

3- des destinataires et accès aux informations :

 

Les données à caractère personnel doivent uniquement être rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaitre au regard de leurs attributions rappelées aux termes du référentiel.

Il en est de même du transfert de données en dehors de l'UE.

 

4- des durées de conservation des données :

 

Ces données ne peuvent être conservées pour une durée indéfinie. Il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée ou ces critères en amont de la réalisation du traitement.

 

La réglementation relative à la protection des données à caractère personnel ne s'applique pas, notamment en ce qui concerne les durées de conservation, aux données anonymisées.

 

5- des informations des personnes :

 

Afin de respecter pleinement les principes de loyauté et de transparence et conformément à l'article 13 du RGPD, les personnes doivent être directement informées au moment où les données sont collectées.

 

De même, conformément à l'article 14 du RGPD, le responsable de traitement doit informer par tout moyen les personnes se portant garantes dans un délai raisonnable, ne pouvant pas dépasser un mois, à la suite de la réception du dossier de location.

 

6- de la sécurité des informations recueillies :

 

L'organisme est invité à adopter les mesures rappelées aux termes du référentiel.

 

Délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021 portant adoption d'un référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative

 

AL AVOCATS / ASSOUS-LEGRAND

 

 

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