La politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations

Ce guide, est dépourvu de toute portée juridiquement contraignante, propose des pistes pour la mise en œuvre d’une politique cadeaux et invitations.

En effet, en pratique les cadeaux et invitations sont des actes ordinaires de la vie des affaires et ne constituent pas, en tant que tels, des actes de corruption.

Cependant il existe un risque de corruption lié aux cadeaux et invitations.

En effet, l’offre ou l’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation peut, dans certaines circonstances, constituer un acte de corruption.

C’est le cas lorsqu’elle a pour finalité de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

Aussi, dès lors que l’entreprise fait le choix de ne pas interdire les cadeaux et invitations, elle doit déterminer des règles permettant de maîtriser tout risque de corruption qu’elle aura identifié et évalué dans sa cartographie.

Par ailleurs, lorsque l’entreprise détient une filiale ou accomplit des opérations à l’étranger, elle peut fixer des règles spécifiques pour tenir compte du contexte et des usages locaux.

L’entreprise peut ou non fixer un seuil au-delà duquel le cadeau ou l’invitation doit être refusé.

A noter qu’il est parfois difficile pour celui qui reçoit d’apprécier précisément la valeur d’un cadeau ou d’une invitation.

Dans le cas où il a été décidé de ne pas fixer un seuil chiffré, la valeur du cadeau ou de l’invitation peut être qualifiée par des critères représentatifs tels que « symboliques, raisonnables, modiques, faibles, etc.. » ces critères pouvant s’accompagner dans un souci de clarté d’illustrations adaptées.

Il est possible d’envisager également que l’offre d’un cadeau ou d’une invitation, au regard de sa valeur, ne peut être acceptée qu’après l’autorisation du supérieur hiérarchique ou de toute autre personne désignée à cet effet.

L’importance des demandes d’autorisations peut nécessiter, pour l’employeur, de se doter d’un outil informatique ou d’une structure.

Pour s’assurer de l’efficacité de sa politique cadeaux et invitations, l’entreprise doit mettre en œuvre des procédures de contrôle pouvant comprendre plusieurs possibilités :

- un contrôle hiérarchique, le responsable contrôlant les demandes d’autorisation d’acceptation des cadeaux et invitations ainsi que les notes de frais.

 - un contrôle comptable par le biais du service comptable lequel enregistre comptablement les cadeaux et invitations offerts en s’assurant de leur identification.

 - un contrôle d’audits internes lesquels peuvent vérifier respectivement le bon déroulement des procédures mises en œuvre concernant la politique cadeaux et invitations.

Aux procédures de contrôle peuvent s’ajouter des formations des personnes les plus exposées au risque de corruption notamment, les collaborateurs disposant d’une délégation de pouvoirs ou de signatures.

Observation :

Lorsqu’il est saisi, en cas de soupçon de corruption, le juge pénal se fonde sur un faisceau d’indices pour rechercher si l’offre ou l’acceptation du cadeau peut caractériser un acte de corruption.

AFA, Guide 2020, La politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations

AL AVOCATS / ASSOUS-LEGRAND