Bail commercial : l’obligation de transmission des justificatifs de charges

En matière de bail commercial, aux termes d’un arrêt du 29 janvier 2026, la Cour de cassation retient que pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés au locataire prévu par le dernier alinéa de l'article R. 145-36 du code de commerce, le bailleur doit les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir se limiter de les tenir à sa disposition.

Cet arrêt rappelle que, le bailleur doit communiquer au locataire qui le réclame les justificatifs des charges récupérables. 

En effet une simple mise à disposition ne suffit pas. 

Faits et procédure

Le 11 avril 2015, la société civile immobilière Audition.fr (la bailleresse) a donné à bail commercial à la société Cabinet Thevenet (la locataire) pour une durée de neuf ans à compter du 1er juillet 2015, des locaux à usage exclusif de bureaux.

Le 15 mars 2019, la bailleresse a signifié à la locataire un commandement de payer des charges visant la clause résolutoire insérée au bail.

Le 15 avril 2019, la locataire a assigné la bailleresse en contestation du commandement de payer et indemnisation.

La locataire fait grief à l'arrêt de la cour d’appel de la condamner à payer à la bailleresse une certaine somme au titre du solde locatif arrêté au 8 décembre 2020, avec intérêts, ainsi qu'une somme complémentaire au titre du solde locatif arrêté au 31 mars 2022, avec intérêts, de limiter à une certaine somme la condamnation de la bailleresse en restitution de l'indu, de prononcer la résiliation judiciaire du bail à ses torts exclusifs et de la condamner au paiement d'une indemnité d'occupation.

La société locataire, le Cabinet Thevenet a formé le pourvoi n° F 24-14.982 contre l'arrêt rendu le 25 janvier 2024 par la cour d'appel de Versailles (chambre civile 1-6), dans le litige l'opposant à la société Audition.fr, défenderesse à la cassation.

Réponse de la Cour de cassation

La Cour de cassation vise les articles 1134, dans sa rédaction antérieure à l'ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 et 1353, alinéa 1er, du code civil, et les articles L. 145-40-2 et R. 145-36 du code de commerce.

Selon le premier de ces textes, les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites.

Selon le deuxième, celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver.

Selon le troisième, tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire dans un délai fixé par voie réglementaire.

Selon le dernier, cet état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel. Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.

Il résulte de ces textes, d'une part, que le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l'existence et du montant de celles-ci.

D'autre part, le bailleur doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition.

Pour rejeter la demande de la locataire en répétition des provisions pour charges au titre des exercices 2018 à 2021 et la condamner au paiement d'une certaine somme au titre des charges, l'arrêt de la cour d’appel, constate que la bailleresse verse aux débats des courriers de reddition de charges listant poste par poste les dépenses de l'ensemble immobilier et calculant la part à la charge de la locataire au prorata de la surface par elle occupée, lui permettant de vérifier que les charges demandées sont bien celles prévues par le bail et pour la somme correspondant à la surface qu'elle occupe.

La cour d’appel ajoute que la locataire ne conteste pas que les différentes factures justifiant les dépenses aient été mises à sa disposition par la bailleresse et qu'elle ne peut donc lui reprocher le défaut d'envoi des différents justificatifs et en déduit que la bailleresse a satisfait à son obligation de communication et a justifié de son obligation de reddition.

Cependant la Cour de cassation retient qu’en statuant ainsi, alors qu'il incombait à la bailleresse d'adresser à la locataire qui lui en avait fait la demande les justificatifs des charges, impôts, taxes et redevances qu'elle lui imputait et de justifier devant le juge du montant des charges qui étaient contestées par la locataire, la cour d'appel a violé les textes susvisés.

La Cour de cassation rappelle ainsi aux termes de cet arrêt que, dans le cadre d’un bail commercial, le bailleur doit transmettre au locataire qui le demande, les justificatifs des charges récupérables, sachant que les mettre simplement à disposition ne suffit pas.

• Civ. 3e, 29 janv. 2026, n° 24-14.982, FS-B)